Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года

Вы когда-нибудь пробовали поработать с 50 производителями и 20 дистрибьюторами техники и оборудования с доставкой в Сургут незадолго до Нового года, когда все логистические компании буксуют из-за большой нагрузки? Мы в «АудиоВидеоСистемы» попробовали и успели к открытию многофункционального исторического парка «Россия — моя история» в Сургуте. Проект исторического парка включал оборудование музея, досугового центра, кафе, залов и холлов для общественных мероприятий. Рассказываем, как реализовать такой проект и оправдать доверие заказчика.

Всероссийский проект и сжатые сроки

Исторические парки «Россия — моя история» в городах России открывают с 2015 года. Со стороны может показаться, что проект типовой, и оборудовать такие музеи в разных городах — очень просто. Но в Сургуте проект оказался гораздо более масштабным: здесь хотели создать не просто музей, а центр с кафе, многофункциональным залом, холлами-трансформерами и выделиться на фоне остальных музеев и исторических парков. Всего нужно было оборудовать 5 залов.


Экспозицию во всех городах организовал Мультимедийный исторический парк «Моя история», этой частью мы не занимались. Заказчик обратился к нам в апреле 2019 года с задачей подобрать технику, а затем оборудовать всю аудио и видео систему исторического парка в Сургуте и продумать организацию пространства. Он не хотел делать только музей с экспозицией: парк должен был стать масштабным пространством для выступлений, лекций, форумов, концертов с размещением до 220 человек. При этом в оборудовании музея должно было присутствовать сценическое и мультимедийное оборудование для конференц-залов: акустика, проекторы, микрофоны, мониторы и оборудование для сцены: софиты, прожекторы, экраны и соответствующая звуковая аппаратура.

У нас уже был опыт создания музейного центра в Тюмени, который заказчик видел своими глазами и обратился к нам за консультацией. Мы пообщались и начали работать.


Заказчику нужно было открыть центр к 89-летию со дня образования Ханты-Мансийского округа 10 декабря. На проектирование, согласование, заказ оборудования для музея и его монтаж у нас было всего 7,5 месяцев. Открытие центра назначили на 7 декабря, в этот день ожидали губернатора ХМАО. Может показаться, что 7,5 месяцев — это много, но за это время мы не только спроектировали каждое из 5 помещений (музей, центр, кафе, зал и холл), но и заказали поставку 250 наименований оборудования. В обычное время оборудование доставляют за 4-12 недель, но открытие запланировали на начало декабря — то горячее время, когда все логистические компании начинают буксовать из-за предпраздничной нагрузки.

Зал для всего, звук везде

Готового здания под музей в Сургуте не было — его строили и наполняли содержанием с нуля. При этом планы у заказчика были амбициозными: создание парков по всей стране спонсируется нефтегазовыми компаниями, а сердце нефтегазовой отрасли — ХМАО. Хотелось сделать красиво и достойно. Нашей «идеологической» задачей было использование каждого метра пространства музея функционально и полезно. 

Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года

С нашей стороны в проекте участвовала команда из:

Со стороны заказчика с нами работал начальник службы информационных технологий исторического парка «Россия — Моя история. Югра» Гриневич Семён Александрович.
На первом этапе мы встретились с Семеном Александровичем и уточнили его требования. Заказчик в целом знал, чего хочет, но к решениям по некоторым вопросам мы приходили вместе.

В обязательных требованиях были два светодиодных экрана: первый — узкая полоса над гардеробом, второй — сборно-разборный экран для выездных мероприятий.

Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года

Фоновый звук в холлах нужно было разделить на несколько зон: в одном холле один источник звука, в другом — другой. В парке планировали проводить форумы на все пять залов одновременно, где в каждом зале свое мероприятие. Зал и сцену нужно было приспособить под оборудование для онлайн-трансляций. Кроме того, мы отвечали и за создание одежды сцены — кулис и укладки специального линолеума. Цвет кулис для сцены подбирали удаленно под дизайн-проект. Образцы тканей отправляли в Сургут и согласовывали по телефону.

Для нас главным в проекте было – создать многофункциональную площадку: озвучить зал и осветить сцену так, чтобы можно было комфортно провести лекцию, послушать концерт или посмотреть театральную постановку. Поэтому комплекты светового оборудования для сцены (прожекторы, софиты и светильники) и звуковое оборудование (микрофоны, колонки, спикерфоны) мы выбирали достаточно мощные, от производителей высокого класса.

Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года

В проекте по оборудованию музея и включенных в него кафе, холлов и зала для театральных постановок и бизнес-выступлений, мы прошли 12 этапов:

  1. Заказчик рассказал о проекте, мы уточнили детали.
  2. Получили планы здания и техническую информацию.
  3. Разработали презентацию проекта, показали заказчику.
  4. Инженер и проектировщик приготовили проектную документацию.
  5. Заключили договор.
  6. Подготовили детальную рабочую документацию и техническое задание для электрика.
  7. Заказали оборудование, прошли таможню, доставили в Сургут.
  8. Смонтировали.
  9. Интегрировали системы друг с другом. Создали интерфейс для управления всеми параметрами.
  10. Протестировали размещение объектов и саму систему.
  11. Обучили заказчика работе с интерфейсом.
  12. Выдали исполнительную документацию.

Дальше — подробнее о предновогодней логистике.

Собери их всех

Нам требовалось порядка 250 наименований оборудования. Для этого предстояло договориться с 50 производителями и 20 дистрибьюторами. Второе сложнее. Во многих случаях мы не можем заказывать оборудование напрямую у производителя, только через дистрибьютора. А промежуточное звено усложняет и удлиняет коммуникацию.

 

Закупка оборудования для такого проекта — его основная сложность. При этом требования к оборудованию одновременно и для конференц-зала, и для сцены, и для театральных и концертных мероприятий были высокими. Иногда, если сроки горят или проект небольшой, можно собрать проект из оборудования, которое есть в наличии на складах и в магазинах. Но в этом случае требовалась мультимедийная техника, которая не лежит на складах. Проект был максимально кастомизированным, и мы не могли заказать технику от китайских «ноунеймов».

Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года

Все мультимедийное оборудование разделили на несколько блоков: требующее растаможивания заказали в первую очередь, часть деталей сделали под заказ в России, часть бронировали из транзитных партий. Иногда деталей нужно было много, но они были “разбросаны” по разным дистрибьюторам, поэтому заказывали у каждого столько, сколько было. Главная сложность — привезти все примерно в одно время на объект, чтобы монтажники работали без простоев и ущерба для других проектов.

При таком количестве заказов сложно не наделать логистических ошибок. Несколько раз мы переплачивали за более срочную доставку и авиапочту, когда узнавали, что заказанное оборудование не придет по разным причинам и нужно перезаказывать. Часто приходило не то, что заказывали: отправляли это обратно, новое находили и заказывали авиапочтой, тоже переплачивая. Иногда получали не то, что ждали: однажды вместо трех мультимедийных проекторов и трех объективов для них нам пришел один проектор без объектива и два объектива от других проекторов. И все это за неделю до открытия парка. Спасались срочным перезаказом.

Особое внимание Семен Александрович, участвовавший в выборе оборудования, уделил микрофонам. Нам нужно было сформировать парк микрофонов: для вокалистов — беспроводные микрофоны, для лекций — микрофоны с оголовьем. При этом у Семена Александровича есть опыт работы со звуком и понимание, что, например, беспроводной микрофон для сцены за 5 000 рублей не прослужит долго и без сбоев. Поэтому к выбору подходили очень внимательно.

Одежду для сцены мы шили в конце года на производстве, которое также подверглось всеобщему предновогоднему ажиотажу и было сильно загружено заказами.   

Когда все было смонтировано и запущено, мы провели обучение для заказчика. На нем рассказали, что и как работает, откуда управляется любая из систем.

Мы успели запустить все системы к дедлайну.

Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года

Запуск и пропуск в историю

«Итоговый вариант размещения и организации начали использовать сразу же и в процессе перевесили только фонарь. Это мелочи, которые невозможно продумать, пока не начнешь пользоваться»,— рассказывает Семен Александрович.

Торжественное открытие парка «Россия — моя история» в Сургуте состоялось 7 декабря. Он стал 21 парком в стране, и одним из пяти крупнейших. Общая площадь  — 10 000 кв.м. В парке по последнему слову техники оборудован музей, конференц-зал для выступлений и театра, холлы, кафе и досуговый центр. Все прошло без технических накладок, звук, мультимедиа экраны – все работало по плану. Губернатор ХМАО Наталья Комарова, присутствовавшая на открытии парка, считает, что он станет элементом «наследия» региона.

«Мы очень довольны сотрудничеством. Опыт работы с предыдущими подрядчиками показывает: они просто приезжают, привозят оборудование и подключают его, а дальше ты сам разбираешься. С АВС было не так. Они сопровождали нас вплоть до самого мероприятия. Монтажники вместе с нами монтировали и перенастраивали все уже после теста. Если бы мы могли выбирать (а мы не можем, у нас конкурс), то в следующих проектах рады были бы сотрудничать с АудиоВидеоСистемами».
Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года
Семен Александрович Гриневич
начальник службы информационных технологий
Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года
Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года
Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года
Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года
Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года
Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года
Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года