Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года

Вы когда-нибудь пробовали поработать с 50 производителями и 20 дистрибьюторами техники и оборудования с доставкой в Сургут незадолго до Нового года, когда все логистические компании буксуют из-за большой нагрузки? Мы в «АудиоВидеоСистемы» попробовали и успели к открытию многофункционального исторического парка «Россия — моя история» в Сургуте. Проект исторического парка включал оборудование музея, досугового центра, кафе, залов и холлов для общественных мероприятий. Рассказываем, как реализовать такой проект и оправдать доверие заказчика.

Всероссийский проект и сжатые сроки

Исторические парки «Россия — моя история» в городах России открывают с 2015 года. Со стороны может показаться, что проект типовой, и оборудовать такие музеи в разных городах — очень просто. Но в Сургуте проект оказался гораздо более масштабным: здесь хотели создать не просто музей, а центр с кафе, многофункциональным залом, холлами-трансформерами и выделиться на фоне остальных музеев и исторических парков. Всего нужно было оборудовать 5 залов.


Экспозицию во всех городах организовал Мультимедийный исторический парк «Моя история», этой частью мы не занимались. Заказчик обратился к нам в апреле 2019 года с задачей подобрать технику, а затем оборудовать всю аудио и видео систему исторического парка в Сургуте и продумать организацию пространства. Он не хотел делать только музей с экспозицией: парк должен был стать масштабным пространством для выступлений, лекций, форумов, концертов с размещением до 220 человек. При этом в оборудовании музея должно было присутствовать сценическое и мультимедийное оборудование для конференц-залов: акустика, проекторы, микрофоны, мониторы и оборудование для сцены: софиты, прожекторы, экраны и соответствующая звуковая аппаратура.

У нас уже был опыт создания музейного центра в Тюмени, который заказчик видел своими глазами и обратился к нам за консультацией. Мы пообщались и начали работать.


Заказчику нужно было открыть центр к 89-летию со дня образования Ханты-Мансийского округа 10 декабря. На проектирование, согласование, заказ оборудования для музея и его монтаж у нас было всего 7,5 месяцев. Открытие центра назначили на 7 декабря, в этот день ожидали губернатора ХМАО. Может показаться, что 7,5 месяцев — это много, но за это время мы не только спроектировали каждое из 5 помещений (музей, центр, кафе, зал и холл), но и заказали поставку 250 наименований оборудования. В обычное время оборудование доставляют за 4-12 недель, но открытие запланировали на начало декабря — то горячее время, когда все логистические компании начинают буксовать из-за предпраздничной нагрузки.

Зал для всего, звук везде

Готового здания под музей в Сургуте не было — его строили и наполняли содержанием с нуля. При этом планы у заказчика были амбициозными: создание парков по всей стране спонсируется нефтегазовыми компаниями, а сердце нефтегазовой отрасли — ХМАО. Хотелось сделать красиво и достойно. Нашей «идеологической» задачей было использование каждого метра пространства музея функционально и полезно. 

Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года

С нашей стороны в проекте участвовала команда из:

Со стороны заказчика с нами работал начальник службы информационных технологий исторического парка «Россия — Моя история. Югра» Гриневич Семён Александрович.
На первом этапе мы встретились с Семеном Александровичем и уточнили его требования. Заказчик в целом знал, чего хочет, но к решениям по некоторым вопросам мы приходили вместе.

В обязательных требованиях были два светодиодных экрана: первый — узкая полоса над гардеробом, второй — сборно-разборный экран для выездных мероприятий.

Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года

Фоновый звук в холлах нужно было разделить на несколько зон: в одном холле один источник звука, в другом — другой. В парке планировали проводить форумы на все пять залов одновременно, где в каждом зале свое мероприятие. Зал и сцену нужно было приспособить под оборудование для онлайн-трансляций. Кроме того, мы отвечали и за создание одежды сцены — кулис и укладки специального линолеума. Цвет кулис для сцены подбирали удаленно под дизайн-проект. Образцы тканей отправляли в Сургут и согласовывали по телефону.

Для нас главным в проекте было – создать многофункциональную площадку: озвучить зал и осветить сцену так, чтобы можно было комфортно провести лекцию, послушать концерт или посмотреть театральную постановку. Поэтому комплекты светового оборудования для сцены (прожекторы, софиты и светильники) и звуковое оборудование (микрофоны, колонки, спикерфоны) мы выбирали достаточно мощные, от производителей высокого класса.

Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года

В проекте по оборудованию музея и включенных в него кафе, холлов и зала для театральных постановок и бизнес-выступлений, мы прошли 12 этапов:

  1. Заказчик рассказал о проекте, мы уточнили детали.
  2. Получили планы здания и техническую информацию.
  3. Разработали презентацию проекта, показали заказчику.
  4. Инженер и проектировщик приготовили проектную документацию.
  5. Заключили договор.
  6. Подготовили детальную рабочую документацию и техническое задание для электрика.
  7. Заказали оборудование, прошли таможню, доставили в Сургут.
  8. Смонтировали.
  9. Интегрировали системы друг с другом. Создали интерфейс для управления всеми параметрами.
  10. Протестировали размещение объектов и саму систему.
  11. Обучили заказчика работе с интерфейсом.
  12. Выдали исполнительную документацию.

Дальше — подробнее о предновогодней логистике.

Собери их всех

Нам требовалось порядка 250 наименований оборудования. Для этого предстояло договориться с 50 производителями и 20 дистрибьюторами. Второе сложнее. Во многих случаях мы не можем заказывать оборудование напрямую у производителя, только через дистрибьютора. А промежуточное звено усложняет и удлиняет коммуникацию.

 

Закупка оборудования для такого проекта — его основная сложность. При этом требования к оборудованию одновременно и для конференц-зала, и для сцены, и для театральных и концертных мероприятий были высокими. Иногда, если сроки горят или проект небольшой, можно собрать проект из оборудования, которое есть в наличии на складах и в магазинах. Но в этом случае требовалась мультимедийная техника, которая не лежит на складах. Проект был максимально кастомизированным, и мы не могли заказать технику от китайских «ноунеймов».

Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года

Все мультимедийное оборудование разделили на несколько блоков: требующее растаможивания заказали в первую очередь, часть деталей сделали под заказ в России, часть бронировали из транзитных партий. Иногда деталей нужно было много, но они были “разбросаны” по разным дистрибьюторам, поэтому заказывали у каждого столько, сколько было. Главная сложность — привезти все примерно в одно время на объект, чтобы монтажники работали без простоев и ущерба для других проектов.

При таком количестве заказов сложно не наделать логистических ошибок. Несколько раз мы переплачивали за более срочную доставку и авиапочту, когда узнавали, что заказанное оборудование не придет по разным причинам и нужно перезаказывать. Часто приходило не то, что заказывали: отправляли это обратно, новое находили и заказывали авиапочтой, тоже переплачивая. Иногда получали не то, что ждали: однажды вместо трех мультимедийных проекторов и трех объективов для них нам пришел один проектор без объектива и два объектива от других проекторов. И все это за неделю до открытия парка. Спасались срочным перезаказом.

Особое внимание Семен Александрович, участвовавший в выборе оборудования, уделил микрофонам. Нам нужно было сформировать парк микрофонов: для вокалистов — беспроводные микрофоны, для лекций — микрофоны с оголовьем. При этом у Семена Александровича есть опыт работы со звуком и понимание, что, например, беспроводной микрофон для сцены за 5 000 рублей не прослужит долго и без сбоев. Поэтому к выбору подходили очень внимательно.

Одежду для сцены мы шили в конце года на производстве, которое также подверглось всеобщему предновогоднему ажиотажу и было сильно загружено заказами.   

Когда все было смонтировано и запущено, мы провели обучение для заказчика. На нем рассказали, что и как работает, откуда управляется любая из систем.

Мы успели запустить все системы к дедлайну.

Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года

Запуск и пропуск в историю

«Итоговый вариант размещения и организации начали использовать сразу же и в процессе перевесили только фонарь. Это мелочи, которые невозможно продумать, пока не начнешь пользоваться»,— рассказывает Семен Александрович.

Торжественное открытие парка «Россия — моя история» в Сургуте состоялось 7 декабря. Он стал 21 парком в стране, и одним из пяти крупнейших. Общая площадь  — 10 000 кв.м. В парке по последнему слову техники оборудован музей, конференц-зал для выступлений и театра, холлы, кафе и досуговый центр. Все прошло без технических накладок, звук, мультимедиа экраны – все работало по плану. Губернатор ХМАО Наталья Комарова, присутствовавшая на открытии парка, считает, что он станет элементом «наследия» региона.

«Мы очень довольны сотрудничеством. Опыт работы с предыдущими подрядчиками показывает: они просто приезжают, привозят оборудование и подключают его, а дальше ты сам разбираешься. С АВС было не так. Они сопровождали нас вплоть до самого мероприятия. Монтажники вместе с нами монтировали и перенастраивали все уже после теста. Если бы мы могли выбирать (а мы не можем, у нас конкурс), то в следующих проектах рады были бы сотрудничать с АудиоВидеоСистемами».
Как мы ждали 250 единиц техники для мультимедийного парка накануне Нового года
Семен Александрович Гриневич
начальник службы информационных технологий